Lieu : MAIRIE DE SAINT-GENIS-LAVAL
Type : TEMPS PLEIN
Service : TECHNIQUE
Poste à pouvoir le : 20/08/2024
CADRE D’EMPLOI DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS
Poste à temps plein, ouvert en catégorie C et B
Durée de travail hebdomadaire : 37h00
Horaires indicatifs : lundi à vendredi de 8h à 12h15 et de 13h00 à 17h00 - mercredi matin de 8h00 à 12h00 (mercredi après-midi non travaillée)
Travail à l'intérieur ou à l'extérieur, à pied ou motorisé
MISSIONS DU POSTE
Sous l’autorité du responsable du service Superstructures (Bâtiments) vous assurez pour l’ensemble des équipes de ce service des tâches de gestion et de secrétariat, notamment :
Assistance aux membres des équipes pour produire les documents administratifs nécessaires :
- Élaboration de consultations simples ou au sein d’accords-cadres existants,
- Envoi des consultations aux entreprises,
- Réception des offres, mise à disposition et assistance à la formalisation des analyses des offres,
- Envoi des courriers retenus / non retenus
- Transmission des documents au service administratif et comptable (SATECH) pour passation des commandes
Création, saisie des fiches de travaux dans les bâtiments, suivi, régularisations, édition, clôture dans le logiciel CIRIL Patrimoine
Gestion des agendas et des plannings des conducteurs de travaux, gestion des rendez-vous avec les entreprises, gestion des interventions dans les bâtiments et communication aux services impactés, ouvertures ponctuelles des sites
Assurer l’accueil téléphonique et physique des entreprises extérieures ainsi que la remise et la gestion des clés des bâtiments communaux
Rédaction et mise en forme des documents d'Autorisation de Travaux et Déclaration Préalables
Élaboration et suivi de tableaux de bord (suivi des travaux, suivi des contrôles réglementaires, etc.)
Rédaction et mise en forme de divers documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, etc. )
Gestion et suivi des parapheurs du service Superstructures
Mise à jour des badges de contrôle d’accès SALTO ; gestion des plannings de programmation des badges ; mise à jour de serrures et remplacement de piles sur site.
Assurer des remplacements sur le service administratif et comptable (SATECH) en cas d'absences