CADRE D’EMPLOI DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS

Poste à temps plein, ouvert en catégorie C et B

Durée de travail hebdomadaire : 37h00

Horaires indicatifs : lundi à vendredi de 8h à 12h15 et de 13h00 à 17h00 - mercredi matin de 8h00 à 12h00 (mercredi après-midi non travaillée)

Travail à l'intérieur ou à l'extérieur, à pied ou motorisé

MISSIONS DU POSTE

Sous l’autorité du responsable du service Superstructures (Bâtiments) vous assurez pour l’ensemble des équipes de ce service des tâches de gestion et de secrétariat, notamment :

Assistance aux membres des équipes pour produire les documents administratifs nécessaires :

- Élaboration de consultations simples ou au sein d’accords-cadres existants,

- Envoi des consultations aux entreprises,

- Réception des offres, mise à disposition et assistance à la formalisation des analyses des offres,

- Envoi des courriers retenus / non retenus

- Transmission des documents au service administratif et comptable (SATECH) pour passation des commandes

Création, saisie des fiches de travaux dans les bâtiments, suivi, régularisations, édition, clôture dans le logiciel CIRIL Patrimoine

Gestion des agendas et des plannings des conducteurs de travaux, gestion des rendez-vous avec les entreprises, gestion des interventions dans les bâtiments et communication aux services impactés, ouvertures ponctuelles des sites

Assurer l’accueil téléphonique et physique des entreprises extérieures ainsi que la remise et la gestion des clés des bâtiments communaux

Rédaction et mise en forme des documents d'Autorisation de Travaux et Déclaration Préalables

Élaboration et suivi de tableaux de bord (suivi des travaux, suivi des contrôles réglementaires, etc.)

Rédaction et mise en forme de divers documents (courriers, arrêtés, décisions, délibérations, etc. )

Gestion et suivi des parapheurs du service Superstructures

Mise à jour des badges de contrôle d’accès SALTO ; gestion des plannings de programmation des badges ; mise à jour de serrures et remplacement de piles sur site.

Assurer des remplacements sur le service administratif et comptable (SATECH) en cas d'absences

Qualités professionnelles souhaitées

Maîtrise des techniques de secrétariat

Maîtrise et respect des procédures relatives aux accords cadres

Maîtrise des logiciels de bureautique (Open office , Writer, Calc et Outlook)

La connaissance des logiciels Post Office, Actes-Office, CIRIL Patrimoine serait un plus

Connaissance de l’environnement de la Fonction Publique et de l’organisation d’un service technique

Maîtrise de la lecture de plans

Qualités personnelles

Discrétion

Rigueur

Polyvalence

Organisation

Qualités relationnelles et d’écoute

Autonomie dans les missions confiées