CHARGE DE SECTEUR ETAT CIVIL - SERVICE DES AFFAIRES GENERALES

CADRE D’EMPLOI DES ADJOINTS ADMINISTRATIFS (catégorie C)

Poste à temps complet /temps de travail : 37h

Horaires du Service : lundi de 8h50 à 12h30 puis de 13h30 à 17h30

mardi/jeudi de 8h25 à 12h30 puis de 13h30 à 18h

mercredi de 8h25 à 12h30

vendredi de 8h25 à 12h30 puis de 13h30 à 17h30

mercredi après-midi non travaillé

*samedis matins travaillés en alternance/ en moyenne 2 samedis par mois /horaire de 9h à 12h

Environnement de travail : bureau partagé ; équipe de 5 personnes (état civil)

Positionnement : au sein du service Affaires générales composé d’une responsable, d’une adjointe, d’une équipe état civil (5 agents) et d’une équipe accueil général (3 agents).

MISSIONS DU POSTE

Au sein du service des Affaires Générales, en polyvalence avec 4 autres agents, vous serez chargé de la prise en charge et du suivi des dossiers d’état civil suivants : Missions : 1- Accueil et renseignement du public sur toutes démarches relevant du périmètre du service Affaires Générales : physique et téléphonique 

2- Réception des déclarations et établissement des actes d’état civil :

-Tenue administrative des registres d’état civil (établissement des actes de naissance, mariage, décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales, etc.)

-Délivrance des actes d’état civil etdes livrets de famille

-Préparation des dossiers de mariage, PACS, parrainage civil et suivi de ces dossiers

-Recueil et traitement des dossiers de changement d’état civil (prénom, nom, sexe)

3- Enregistrement et délivrance des documents et titres administratifs :

-Traitement des demandes de cartes nationales d’identité, de passeports biométriques, d’attestations d’accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire, etc.

-Gestion du courrier (postal et informatique) et des courriels (boîte fonctionnelle)

4- Établissements des autorisations funéraires et des contrats de concessions :

- Rédaction des autorisations funéraires (inhumations, exhumations, fermetures de cercueil, travaux, etc.)

- Gestion des concessions funéraires : vente et renouvellement

5- Préparation des élections :

- Suivi et mise à jour de la liste électorale (inscription, radiation, modification, etc.)

- Participation à l'organisation matérielle du scrutin et présence obligatoire la veille et le jour du scrutin

6-Missions ponctuelles transverses :

-Élaboration de statistiques ;

-Participation à la campagne annuelle d’archivage ;

-Appui aux missions annuelles du service : recensement de la population, juré d’assises, etc.

Qualités professionnelles :

• Expérience confirmée en matière d'état civil et/ou affaires générales

• Maîtrise de l’outil informatique et des logiciels métiers (cityweb, civil net élections ou autres)

• Aptitude au travail en équipe et à la polyvalence

• Techniques rédactionnelles administratives

• Connaissances réglementaires souhaitées (état civil, élections, funéraire, etc.)

   

Qualités personnelles :

• Sens de l’organisation et de l’initiative

• Sens du service public

• Maîtrise des techniques d’accueil, diplomatie et écoute

• Rigueur, discrétion et autonomie

• Aisance avec l'environnement numérique